UGGLANS LEDARSKAPSSKOLA - UNDER UPPBYGGNAD

Den här ledarskapsskolan är främst till för dig som på någon nivå verkar inom styrning och ledning genom ett formellt uppdrag som chef, i en ledningsgrupp eller i en styrelse. Ledarskapet i det här sammanhanget handlar alltså inte bara om att leda sig själv och att leda andra, utan även om att tillsammans leda en verksamhet, oavsett om ert fokus ligger på den strategiska eller den operativa nivån.

Det behövs klokhet för att skapa ett djupt engagemang och en stark förmåga till innovation och ständiga förbättringar. Lean, Six SigmaAgile och Design Thinking m.fl. är influerade av den här gamla visdomen.  Gör den till er egen visdom.

Ugglans ledarskapsskola tar sin utgångspunkt i arbetet av en av de tänkare som redan för flera decennier sedan talade om vilkets slags ledarskap som behövs i dagens snabbt föränderliga värld. Han hade en stark förmåga att förstå och utveckla idéer som fortfarande är högaktuella. Jag pratar om den inflytelserike ingenjören, professorn, konsulten och författaren William Edwards Deming (1900-1993).

FÖRSTÅ SYSTEMEN

Förstå systemen för samverkan med personal, kunder, leverantörer och samhälle för att nå ert syfte.

 

FÖRSTÅ VARIATIONEN

Förstå vad variation innebär för att kunna göra anpassningar till den – och lär er när ni ska låta bli.

 

FÖRSTÅ KUNSKAPEN

Förstå hur ni lär er åstadkomma förbättringar och innovationer för att överträffa förväntningar.

 

FÖRSTÅ PSYKOLOGIN

Förstå människor för att få större välbefinnande och bättre relationer med alla intressenter.


TEASER

Kunskap, system, psykologi och variation. Att ha en viss förståelse inom de här fyra områdena är utmärkande för ett klokt ledarskap. Det spelar ingen roll i vilken ordning de ligger, för de hänger ihop och överlappar varandra. Deming kallade det för the system of profound knowledge.

Ta till exempel det enkla faktumet att människors olikheter är viktiga att ta hänsyn till i arbetslivet (variation och psykologi). Eller att ny kunskap och innovationer nås genom samverkan mellan flera intressenter i samhällssystemet (kunskap och system). Vi kommer att ta upp många fler exempel senare.

© Ugglans Konsultbyrå

 

FÖRSTÅ SYSTEMEN

Senaste uppdatering: 2022-11-26

Ett system är en helhet bestående av delar som samverkar för att nå ett syfte. Omfattningen av systemet kan vara en organisation, en bransch, en hel nation eller en internationell intressegrupp. Syftet ska gärna vara ett högre syfte för världen.

Här tar jag i korthet upp tre relaterade system: samhällssystem, affärsekosystem och ledningssystem. Det finns ju fler system, t.ex. det ekonomiska, det politiska och det globala, och alla är såklart sammanlänkade. Det intressanta är att lyfta blicken där vi står och se vad som händer runt omkring oss och hur vi hänger ihop med alla andra.

Samhällssystem

Ett samhällssystem är den serie av relationer som existerar mellan individer, grupper och institutioner och bildar en sammanhängande helhet. Ett samhällssystem behöver tydliga syften, men det är mycket svårt att styra på grund av sin komplexitet och byråkrati. I det japanska samhällssystemet finns dock en ambitiös strategisk samverkan i Society 5.0 som vilar på tilltron till att artificiell intelligens och automation ska kunna ge människor bättre förutsättningar för ett meningsfullt liv. I samhällssystemen ingår affärsekosystemen och ledningssystemen.

Affärsekosystem

Ett affärsekosystem är ett nätverk som inkluderar många olika aktörer, bl.a. leverantörer, distributörer, kunder, konkurrenter och statliga myndigheter. Alla är involverade i en specifik produkt eller tjänst genom både konkurrens och samarbete. T.ex. inom bilindustrin och kemiindustrin är konkurrerande bolag ofta lojala kunder till varandra så att inte alla behöver tillverka alla små delar. Varje del i systemet påverkar och påverkas av de andra. De mest flexibla och anpassningsbara i systemet överlever, precis som i ett biologiskt ekosystem. Ekosystem skapar starka inträdesbarriärer för ny konkurrens då det redan består av de aktörer som får det att fungera. Deming tog upp en bredare samverkan som en nyckel till framgång i allmänhet och innovation i synnerhet. Även Peter Senge och James Moore bidrog starkt till att utveckla teorin kring affärsekosystem. 

A system includes competitors. Efforts by competitors, acting jointly or together, aimed at expanding the market to meet needs not yet served, contribute to optimization for all of them. When the focus of competitors is to provide better service to the customer (e.g., lower costs, protection of the environment), everyone comes out ahead.

Typically, the management of a company spend a lot of time worrying about share of market. How big is our piece of the apple pie? How can we enlarge it at the expense of competition? It would be better if the competitors would use this time and energy to expand the market. They would all gain.

W. Edwards Deming, The New Economics, s. 56

Ledningssystem

Innovativa ledningssystem sökes

Det finns ett stort behov av innovation när det gäller att utforma ledningssystem. Gårdagens ledningssystem är inte anpassade efter att lösa dagens och morgondagens utmaningar. Tiden förändras och det gör även behoven av ledningssystemen som vi, vare sig vi är medvetna om det eller inte, jobbar inom. Här är tre citat från experter som talat om det ofta och länge:

In our experience, breakdowns in a company’s management system, not managers’ lack of ability or effort, are what cause a company’s underperformance.Mastering the Management System, Robert S. Kaplan & David P. Norton

The biggest liability for most organizations isn’t a clunky operating model or a busted business model, but a sclerotic management model.Humanocracy, Gary Hamel & Michele Zanini

We are living under the tyranny of the prevailing style of management. Most people imagine that this style of management has always existed, and is a fixture. Actually it is a modern invention, a trap that has led us into decline. Transformation is required.W. Edwards Deming, The New Economics

Vad är ett ledningssystem?

Om du har tänkt på ett ledningssystem som en manual eller en mjukvara kan det kännas konstigt att överge den tanken. På webben får du dessutom upp många träffar som beskriver begreppet i termer av verktyg. Men ett ledningssystem är inte ett verktyg. (Däremot finns digitala verktyg för att underlätta ett ledningssystem.)

Ett ledningssystem är snarare det sätt på vilket en organisation hanterar de inbördes relaterade delarna av sin verksamhet för att uppnå sina syften. Det är min översättning av en vedertagen definition av den internationella organisationen för standardisering (ISO). (Syften är här översatt från engelskans aim som har en bredare betydelse än goals eller targets.) Ledningssystem kan vara enkla eller komplexa beroende på verksamhetens omfattning, mål och skyldigheter. Men en sak har de gemensamt: De bör vara självförbättrande med en feedbackloop för kontinuerlig utveckling.

En illustration av ett ledningssystem:

(Från artikeln Mastering the Management System, av Robert S. Kaplan & David P. Norton)

Till höger är min parafrasering av de fem stegen i det här ledningssystemet.

1. Vad vill vi uppnå?

Först och främst kommuniceras organisationens roll i en bredare kontext samt dess syfte och strategi, förslagsvis i termer av mission, vision och värderingar.

2. Vad krävs för att vi ska uppnå det? 

Strategiska formuleringar bryts ner och kommuniceras i policys och tillhörande riktlinjer, konkreta målformuleringar och nyckeltal samt prioriterade initiativ för att nå målen.

3. Hur ska vi göra?

Organisationen och det operativa arbetet planeras och implementeras med stöd av organisationsstruktur, roller, kompetens, processer, kommunikation, ledarskap m.m. Hur ska vi bli bättre på det vi gör? 

4. Hur ska vi bli bättre på det vi gör? 

Processer och resultat utvärderas och måluppfyllelsen analyseras.

5. Hur går vi vidare?

Det föregående steget ligger till grund för vidare anpassning av strategi och mål. Mer om det i avsnitten Förstå variationen och Förstå kunskapen.

Vem eller vilka är ansvariga för ledningssystemet?

Men kan en organisation hantera sig själv? Vem är det som kör egentligen? ISO är inte tydliga i sin definition. Otydligheten kanske är medveten för att definitionen ska omfatta olika organisationsformer. Deming menade att det är den högsta ledningen som styr. Vilka är då den högsta ledningen? När vi pratar om aktiebolag är det ju så att ledande personer styr på olika nivåer. Styrningen är ett samspel mellan styrelse, ägare och verkställande ledning. Här spelar styrelsen, motorn i det strategiska arbetet, en viktig roll. Styrelsen bör t.ex. kunna diskutera ledningssystemets förmåga att nå sitt syfte och de strategiska målen.

Styrelsen behöver också kunna göra en bred omvärldsbevakning för att analysera vilka intressenter som kan ha ett avgörande inflytande på bolagets utveckling. Se t.ex. Holmbergs, Liljegrens och Sölvells rapport från 2021. Att hålla koll på det omgivande affärsekosystemet är viktigt för både ett företags varumärke, kompetensförsörjning, produkt- och tjänstekvalitet och förmåga att vinna marknadsandelar.

Ett ledningssystem ska fokusera på kunderna

Alla är nog överens om att kunden är viktigast för deras verksamhet, men är allas ledningssystem designat för att stödja den värderingen? Nej, långt ifrån. Termen co-creation of value har varit på mångas läppar länge, men få vet hur de ska implementera det. Det kräver inte ingenjörskunskap, utan förbättringskunskap. Ledarskapet ska underlätta för medarbetarna att förutse och helst överträffa kundernas förväntningar genom att ge lagkänslan, friheten, kompetensen och därmed det djupa engagemanget och arbetsglädjen som behövs för uppgiften. Ett ledningssystem ska inte bara leverera vad kunderna säger att de behöver – det ska vara designat för att ta fram lösningar som ingen tidigare tänkt på. Vad kundfokus innebär ur ett ledarskapsperspektiv är att ge medarbetarna förutsättningar att fokusera på kunderna. Det görs bäst genom att designa ett system som 1) tar bort hinder för att göra det och som 2) främjar förmågan att göra det. 

Tips för ert ledningssystem

  • Syfte, syfte, syfte. Både kunder och medarbetare frågar efter syftena eller syftet när de väljer vilket varumärke som de kan identifiera sig med. Generation z (födda i mitten av 1990-talet till början av 2010-talet) är särskilt explicita med att de vill uppleva sammanhang och mening. Vikten av ett tydligt syfte är budskapet i t.ex. den bästsäljande boken Start with why av Simon Sinek
  • Att hålla fokus på syftet i alla delar, från policys till struktur. Dessutom att göra det effektivt. Utvärdering är viktigt, men samtidigt bör inte alltför många mål och nyckeltal formuleras. Allt kan inte mätas och allt som kan mätas är inte relevant. Skapa gärna delaktighet i det här arbetet så att medarbetarna kan äga sin del i förbättringsarbetet.
  • Alla delar i organisationen – t.ex. sälj, HR, IT, ekonomi och logistik – måste förstå syftet med systemet och hur de riktar sina ansträngningar mot det gemensamma syftet. Alla måste förstå riskerna och förlusterna för hela organisationen om ett team jobbar för egna fördelar på de andras bekostnad. Om alla har klart för sig vad som är viktigast kommer goda beslut lättare att kunna fattas på alla nivåer, vilket leder till nöjdare mottagare både internt och externt.
  • Om fler medarbetare kan utvärdera sitt arbete utifrån det gemensamma syftet kommer de att känna ett större ansvar för att förbättra sina processer. Det kommer troligtvis att stärka både stoltheten och arbetsglädjen.